Vi söker en erfaren och självgående Program Support Manager som trivs i en central koordinerande och administrativ roll. Du har förmågan att prioritera och hantera komplexa uppgifter, även under tidspress och ibland med bristfällig information. I denna roll blir du en avgörande länk mellan projektledare, affärsstöd och intressenter.

Om rollen:

Som Program Support Manager ansvarar du för den samordnade administrationen av projektet samt fungerar som koordinator gentemot Business Support och programadministrationen. Du kommer att säkerställa att tidsplaner, dokumentation och beslutsunderlag är uppdaterade och tillgängliga. Dessutom arbetar du på en strategisk nivå, där du både effektiviserar och avlastar projektledare i beslutsfattandet. Du kommer att proaktivt samla information och skapa struktur för att förbereda agendor, presentationer och dokumentation av beslut samt att delegera och följa upp åtgärder.

Dina ansvarsområden inkluderar bland annat:

Programadministration

• Förbereda agendor strategiskt och självständigt utifrån tidigare handlingar och åtgärder
• Ta anteckningar, dokumentera beslut och handlingar under möten
• Kravställa, följa upp och säkerställa genomförande av beslut
• Delegera och följa upp uppgifter
• Samla in och administrera relevant information

Kvalitetsledning

• Intern kvalitetssäkring (Quality Management): Säkerställa att processer och system upprätthåller hög kvalitet och efterlevs internt
• Extern kvalitetssäkring (Quality Assurance): Säkerställa att vi möter externa krav och standarder

HR-koordinering

• Identifiera rekryteringsbehov och skapa utkast till rollbeskrivningar
• Samordna möten med ansvariga rekryterare
• Vara behjälplig i onboardingprocessen och introduktion av nya medarbetare

Säkerhetsadministration

• Hantera säkerhetsfrågor kopplade till arbetsplatsen och verksamheten
• Säkerställa att rätt säkerhetsrutiner är på plats

Processutveckling & Arbetsmiljö

• Förfina och effektivisera processer för ökad produktivitet och kvalitet
• Säkerställa en trygg och säker arbetsmiljö i enlighet med gällande riktlinjer

Kommunikation

• Vara kontaktperson mellan moderbolaget och den svenska verksamheten 
• Vara kontaktperson för teamet på plats och säkerställa effektiv och tydlig kommunikation

Ekonomi, resurs- och tidsplanering

• Planera och säkerställa att resurser används effektivt
• Bidra till budgetering och kostnadsuppföljning kopplat till projekt

Vi söker dig som har:

• Minst 10 års dokumenterad erfarenhet av en liknande koordinerande och administrativ roll inom program- och/eller projektledning
• Djup förståelse för HR, finans, budget och kontorsadministration
• Hög integritet, gott omdöme och förmågan att hantera konfidentiell information professionellt
• Exceptionell kommunikationsförmåga, både skriftligt och muntligt och vana att interagera med alla nivåer i organisationen
• Erfarenhet av att utveckla och förbättra processer för ökad effektivitet
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office och andra relevanta digitala verktyg
• Flytande svenska och engelska, både i tal och skrift
• Förmåga att utmana, ifrågasätta och driva förändring när det behövs

Som person är du strukturerad och serviceinriktad där du ser till att inget faller mellan stolarna samt strävar alltid efter att överträffa förväntningar. Du är lösningsorienterad och ser utmaningar som möjligheter och hittar vägar framåt. Du har en naturlig fallenhet för att skapa och vårda relationer med interna och externa intressenter. Du är leveransfokuserad och affärsmässig där du arbetar strategiskt och effektivt med företagets mål i fokus. Du är även en positiv lagspelare och bidrar med energi, motivation och ett "can-do"-mindset till teamet.

Resor kommer att ingå i rollen.

Ansökan
Låter detta som din nästa utmaning? Skicka in din ansökan redan idag, då urval sker löpande.

Vänligen notera att vi som säkerhetsföretag har krav på svenskt medborgarskap och genomför säkerhetsprövning vid anställning.

Om oss
Elbit Systems Sweden är en del av Elbit Systems, ett världsledande internationellt teknikföretag som erbjuder lösningar inom försvars- och säkerhetsindustrin. Med avancerad teknik och en bred produktportfölj bidrar vi till att möta de mest komplexa behoven hos våra kunder världen över.